Co zrobić, żeby zgromadzona dokumentacja nie stała się z czasem ogromną uciążliwością, której trzeba poświęcać coraz więcej przestrzeni? Jak przechowywać dokumenty zgodnie z wytycznymi RODO? Te pytania zadaje sobie wielu przedsiębiorców. Poniżej precyzujemy kwestie, które mogą budzić najwięcej wątpliwości.

Co zrobić, żeby zgromadzona dokumentacja nie stała się z czasem ogromną uciążliwością, której trzeba poświęcać coraz więcej przestrzeni? Jak przechowywać dokumenty zgodnie z wytycznymi RODO? Te pytania zadaje sobie wielu przedsiębiorców. Poniżej precyzujemy kwestie, które mogą budzić najwięcej wątpliwości.

Jak zoptymalizować przechowywanie dokumentów w firmie?

Dokumenty, których ilość rośnie w zatrważającym tempie, to problem niejednej firmy. To z kolei prowadzi do opracowywania konkretnych taktyk, mających na celu zoptymalizowanie przestrzeni przeznaczanej pod przechowywanie dokumentów. Aby to zrobić, przedsiębiorstwa mogą zdecydować się na jedną z kilku dróg:

  • Digitalizacja

Dzięki stworzeniu archiwum cyfrowemu, można ograniczyć koszty (np. związane z wynajmowaniem dodatkowej przestrzeni). Właściwie zarchwizowana dokumentacja w formie cyfrowej pozwala na bardzo szybki dostęp do dokumentu. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że nośniki, na których przechowywane są informacje, wymagają zabezpieczenia, które, może okazać się kosztowne.

  • Przechowywanie dokumentów poza firmą

Z tej opcji możemy skorzystać i w przypadku dokumentów cyfrowych, i tradycyjnych, papierowych akt. Firmy, które profesjonalnie zajmują się przechowywaniem dokumentów, dysponują rozwiniętą infrastrukturą pozwalającą na zabezpieczenia danych w najwyższym stopniu.

Przechowywanie dokumentów papierowych to popularna usługa, z której korzystają zarówno mniejsze, jak też i większe firmy. Nadal bowiem to akta papierowe są najbardziej problematyczne, zajmują najwięcej miejsca i wymagają zakupu odpowiednich mebli.

Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty?

Przechowywanie dokumentów to kwestia, która może budzić wiele wątpliwości. Nie dotyczą one tylko terminów, po których upływie należy dokumenty zniszczyć (te w końcu można sprawdzić w konkretnych ustawach). Wiele niejasności wynika z faktu, że zapisy RODO, odnoszące się do ochrony dokumentów, nie precyzują sztywno zasad postępowania, rozwiązań, zakresu ich stosowania, rodzajów zabezpieczeń.

Administrator zobowiązany jest do ochrony dokumentów przed zagubienie oraz zniszczeniem, W świetle RODO musi również dołożyć starań, aby niepowołane osoby nie miały dostępu do akt, nie mogły wprowadzać o nich zmian lub ich przetwarzać. Jak w praktyce stosować się do tych zasad?

Przede wszystkim należy zadbać o to, żeby dostęp do dokumentów miały tylko upoważnione osoby. Taki system kontroli powinien więc obejmować określone zabezpieczenia. Najłatwiejszym sposobem jest powierzenie kluczy lub kodów do szafy tylko wybranym osobom. W niektórych przypadkach firmy decydują się skorzystać z sejfów. Tutaj warto zaznaczyć, że ogromne znaczenie dla ochrony danych mają również teczki i koperty. W razie kontroli urzędu, można je wtedy przetransportować w taki sposób, aby dane nie były widoczne dla postronnych osób. Ciekawym rozwiązaniem są koperty, które posiadają specjalne zabezpieczenia (naruszenie ich ciągłości będzie od razu widoczne).

Przechowywanie dokumentów przez profesjonalne jednostki

Niektóre przedsiębiorstwa nie dysponują wystarczającą przestrzenią oraz dostatecznymi zabezpieczeniami, aby zapewnić dokumentacji właściwy poziom ochrony. Inne firmy dysponują i wystarczającą przestrzenią, i mają środki na poczynienie inwestycji na poczet ochrony dokumentacji, ale i tak decydują się korzystać z pomocy zewnętrznych przedsiębiorstw. Taka taktyka jest zrozumiała. Realizacja szeroko zakrojonego planu, uwzględniającego ochronę przeciwpożarową, przeciwpowodziową, utrzymanie optymalnej temperatury, dodatkowe zabezpieczenia przed złodziejami, jest kosztownym przedsięwzięciem. Często można uznać je za nieopłacalne. Przedsiębiorstwa oferujące przechowywanie dokumentów wykorzystują efekt skali – coś, czego poszczególna firma nie może wykorzystać, projektując system ochrony akt. Dzięki temu usługodawcy tacy jak Rhenus Data Office Polska są w stanie zaproponować klientom najwyższe standardy zabezpieczeń, nowoczesną infrastrukturę, monitoring i, tym samym, zadbać o realizację zasad zawartych w RODO.

Przedsiębiorstwa, które do tej pory nie korzystały z przechowywania dokumentów przez zewnętrzne firmy, mogą mieć co najmniej dwie wątpliwości. Pierwsza może dotyczyć np. bezpiecznego transportu do docelowego obiektu. Należy zdawać sobie sprawę, że profesjonalni usługodawcy dysponują bezpiecznymi pojazdami wyposażonymi w GPS, dzięki czemu przedsiębiorca cały czas wie, gdzie znajdują się jego akta. Druga kwestia wiąże się z łatwym, szybkim dostępem do przechowywanych dokumentów. Nowoczesne przedsiębiorstwa oferujące przechowywanie akt dbają o to, żeby kontakt z ich pracownikami nie był w żaden sposób utrudniony i przebiegał sprawnie. Rozwiązaniem, które sprzyja komunikacji między firmą a usługodawcą przechowującym dokumenty, jest system online, pozwalający na bezproblemowy dostęp do akt. Takie podejście sprawia, że nawet osoby, które z jakichś powodów były uprzedzone do tego typu usług, doceniają komfort, wygodę oraz prostotę przechowywania akt poza biurem.