Tematyka RODO już od dawna obecna jest w debacie publicznej. Nie zmienia to jednak faktu, że zagadnienia dotyczące rozporządzenia nadal mogą budzić niejasności. Warto zrozumieć główne zapisy RODO, aby zdawać sobie sprawę, jak zgodnie z prawem i w pełni bezpiecznie przeprowadzić archiwizację oraz inne działania związane z danymi osobowymi.

Tematyka RODO już od dawna obecna jest w debacie publicznej. Nie zmienia to jednak faktu, że zagadnienia dotyczące rozporządzenia nadal mogą budzić niejasności. Warto zrozumieć główne zapisy RODO, aby zdawać sobie sprawę, jak zgodnie z prawem i w pełni bezpiecznie przeprowadzić archiwizację dokumentów oraz inne działania związane z danymi osobowymi.

Co warto wiedzieć o RODO?

Rodo, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, określa zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych, jednocześnie ujednolicając podejście do tych kwestii na terenie całej Unii Europejskiej. Od 25 maja 2018 roku, regulacjom tym podlegają wszystkie podmioty, które gromadzą, a następnie wykorzystują dane osobiste osób fizycznych. Rozporządzenie nie precyzuje dokładnie, co to za podmioty, ale zapisy jasno odnoszą się do sposobu działania przedsiębiorstw. Działalność każdej firmy związana jest bowiem z gromadzeniem i przetwarzaniem danych zatrudnianych pracowników, partnerów biznesowych oraz klientów. Takimi informacjami dysponuje zarówno wielka, ponadnarodowa korporacja, jak i jednoosobowa firma. Chociaż oczywiście różni je skala działania, to nadal muszą informacje osobowe traktować w ten sam sposób.

RODO a informacje, znajdujące się w firmowych archiwum

Rozporządzenie sprawiło, że właściciele danych (osoby fizyczne) mogą czuć się pewniej w związku z zakresem ochrony informacji. W RODO zawarto bowiem zapisy, określające:

  • prawo do bycia zapomnianym;

W praktyce oznacza ono, że klient firmy w każdej chwili może żądać zaprzestania przetwarzania jego danych

  • prawo do żądania przeniesienia danych;

Zapis ten sprawia, że administrator danych może spotkać się z prośbą o przekazanie danych innemu administratorowi; zgodnie z RODO musi on takie żądanie zrealizować.

  • prawo dostępu i wglądu w swoje dane

To uprawnienie pozwala osobie fizycznej na każdym etapie współpracy z firmą mieć wgląd do informacji, które go dotyczą.

Warto zdawać sobie sprawę z powyższych zapisów, żeby uświadomić sobie, w jaki sposób należy planować obieg dokumentów w firmie oraz przetwarzanie danych. Dotyczy to również archiwizacji dokumentów. Powyższe prawa osób fizycznych (a więc klientów i kontrahentów) wpływają na to, jak zorganizowane powinno być archiwum.

Rodo nie określa konkretnych zasad tworzenia firmowych archiwów. Aby jednak możliwe było przestrzeganie praw właścicieli danych, należy tak uporządkować swoje zbiory, aby w każdej chwili móc spełnić wypunktowane wcześniej żądania klienta.

Chaos w dokumentacji a prawa właściciela danych osobowych

Dobrze przeprowadzona archiwizacja dokumentów pozwoli nam szybko dotrzeć do informacji dotyczących konkretnego klienta. Bez problemu sprawdzimy, od kiedy dane są przechowywane, oraz jak długo będziemy je jeszcze przetwarzać, aby móc zrealizować daną usługę. Jeśli zgromadzona dokumentacja będzie ułożona chaotycznie, ewentualne udzielenie informacji klientowi, przekazanie jego danych innemu administratorowi czy np. całkowite usunięcie jego akt będzie niemożliwe. To z kolei sprowadza się do łamania RODO i prowadzi do kar pieniężnych.

Archiwum stworzone zgodnie z tym rozporządzeniem pozwala na sprawniejsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa (szybki dostęp do dokumentacji, usprawnienie procesów) i jednocześnie pozwala realizować podstawowe prawa, jakie RODO przyznało osobom fizycznym w sferze ochrony danych osobowych. Prawidłowa archiwizacja dokumentów sprawia, że żadna ze stron nie jest stratna, więc przeciwnie – zarówno przedsiębiorca, jak i klient, mogą czuć się bezpiecznie, komfortowo i czuć, że ich prawa są respektowane przez drugą stronę.

Archiwizowanie dokumentów – jak przeprowadzić je w bezpieczny sposób?

Poszanowanie zasad RODO nie wiąże się tylko z ostatecznym kształtem archiwum firmowego. O bezpieczeństwo przetwarzanych danych należy zadbać również podczas samego procesu archiwizacji. Takie działania wymagają dużej ingerencji w zebraną dokumentację. Należy się z nią bowiem zapoznać, bo dopiero wtedy jesteśmy w stanie określić, do której kategorii należy przyporządkować konkretne pismo. Praca tego typu wymaga cierpliwości, precyzji i dużej dokładności. Pośpiech jest niewskazany, toteż osoba archiwizująca powinna mieć zapewnione komfortowe stanowisko w miejscu, w którym nikt nie będzie jej przeszkadzał. Z punktu widzenia RODO najważniejsze jest jednak to, aby podczas przeprowadzania archiwizacji wglądu do dokumentacji nie miały osoby nieupoważnione. Archiwizację oraz przechowywanie akt uznaje się w świetle rozporządzenia za przetwarzanie danych. Konieczne jest więc takie zaplanowanie procesu, aby nie zaburzyć integralności dokumentów oraz w odpowiedni sposób chronić dane osobowe klientów i partnerów.

Znajomość obowiązującego prawa jest niezbędna, żeby móc właściwie zaplanować w pełni funkcjonalne archiwum firmowe. Bezpieczeństwo danych osobowych powinno być traktowane priorytetowo podczas każdego procesu, zachodzącego w firmie. EkoAkta i inne firmy, profesjonalnie zajmujące się archiwizacją danych oferują nie tylko rzetelne uporządkowanie akt, ale również gwarantują bezpieczne warunki przeprowadzenia tych działań.